کاربرد ویپ (VoIP) در دانشگاه‌ها



با پیشرفت روزافزون تکنولوژی، اکثر مراکز خدماتی و آموزشی سعی در همراهی با تکنولوژی روز دنیا هستند تا در ارائه‌ی بهتر خدمات ایشان را یاری نماید. یکی از مراکز مهم آموزشی که به‌روز بودن تجهیزات و خدمات را دستور کار خود دارد، دانشگاه‌ها و مراکز آموزش عالی است. تکنولوژی ویپ که امروزه در حال گسترش در شرکت‌ها و سازمان‌ها می‌باشد به سرعت جایگزین سیستم‌های تلفنی قدیمی شده است. دلایل مختلفی باعث گسترش سیستم‌های ویپ (VoIP) شده است از جمله راه‌اندازی آسان ویپ نسبت به سیستم‌های تلفنی قدیمی مانند سانترال و امکانات پیشرفته تلفنی بالا؛ همچنین با راه‌اندازی  ویپ در بسیاری از هزینه‌های تلفن نیز صرفه‌جویی می‌شود.

سیستم تلفنی ویپ بر روی بستر شبکه یا همان بستر IP پیاده‌سازی می‌شود و بسیاری از محدویت‌های سیستم تلفن سنتی ندارد.

عدم نیاز به سیم‌کشی مجزا برای هر خط تلفن یا هر گوشی تلفن، در سیستم ویپ، مزیتی است که صرفه‌جویی قابل‌توجهی را برای مجتمع‌های دانشگاهی که دارای چندین ساختمان مختلف در یک محل هستند یا مراکز آموزش عالی که دارای چندین شعبه می‌باشند، به ارمغان می‌آورد. با استفاده از سیستم‌های سانترال، ساختمان‌های مختلف یک دانشگاه برای برقراری ارتباط صوتی با یکدیگر مجبور به تماس از طریق بستر مخابرات و پرداخت هزینه‌ی تلفن به مخابرات هستند؛ در صورتی که با یک مرکز تلفن ویپ ارتباط این ساختمانها با یکدیگر به صورت داخلی و بدون هزینه محاسبه خواهد شد. ارتباط با دانشگاه‌های زیرمجموعه در شهرهای دیگر نیز می‌تواند به صورت داخلی و بدون هزینه صورت گیرد .

یکی دیگر از مزایای ویپ برای دانشگاه‌ها امکان منوی صوتی تعاملی و برقراری ارتباط با بانک‌های اطلاعاتی مختلف است. برای مثال دانشجویان می‌توانند با وارد کردن شماره‌ی دانشجویی از نمرات خود به صورت گویا مطلع شوند.

سیستم تلفن ویپ قابل ارسال پیام صوتی برای دانشجویان یا کارمندان را دارد به این صورت که می‌توانید پیام های مختلفی را ضبط نمایید و این پیام‌ها را به صورت تماس تلفنی برای دانشجویان پخش خواهد شد. برای مثال اطلاعاتی مانند اطلاعیه‌های تحصیلی مختلف، اعلام زمان کلاس‌ها، زمان امتحانات و ... می‌توانند به صورت پیام صوتی از پیش ضبط شده برای دانشجویان ارسال شود.

راه‌اندازی سیستم IVR یا همان منوی صوتی که در ابتدای تماس برای مخاطب پخش می‌شود، سبب خواهد شد تا تماس‌های دانشجویان به صورت هدفمند برقرار شود؛ آن‌ها به راحتی با زدن شماره‌ی موردنظر به بخش مربوطه هدایت می‌شوند، بدون اینکه کارمندی مشغول شود. برای مثال برای ارتباط با واحد آموزش کلید ۱، واحد مالی کلید ۲، ارتباط با دپارتمان زبان‌های خارجه عدد 3 و ... .این سیستم می‌تواند به صورت پیچیده و منوی تودرتو طراحی شود. برای مثال بعد از زدن کلید 5 منوی دیگری مربوط به همان واحد پخش شود.
در ساعات اداری و غیر اداری می‌توان پیغام‌های متفاوتی ضبط و پخش نمود. برای مثال "ساعت کاری این واحد به اتمام رسیده است".

در سیستم ویپ، محدودیت فیزیکی برای جابه‌جایی کارمندان، افزایش تعداد داخلی‌ها و اضافه کردن خطوط شهری وجود ندارد و درحالیکه در سیستم سانترال برای جابه‌جایی یک کارمند یا خط نیاز به تغییر زیرساخت‌ها و سیم‌کشی‌های جدید وجود دارد.

همان‌طور که می‌دانید در سیستم سانترال افزودن امکانات جدید مانند ایجاد منوی صوتی، ضبط مکالمات، گزارش‌گیری از تمام تماس‌ها، مستلزم پرداخت هزینه‌های بیشتر است و برخی ازین امکانات به صورت محدود و برخی دیگر غیرقابل پیاده‌سازی می‌باشند. در سیستم تلفنی ویپ امکانات فوق به صورت اولیه و پایه وجود دارد و برای راه‌اندازی آن نیازی به پرداخت هزینه‌ی اضافی نیست.

ضبط مکالمات و قابلیت دریافت گزارش از تمام تماس‌ها (مدت زمان مکالمه، تاریخ، تماس‌های ورودی، خروجی و داخلی) جهت بهبود کیفیت پاسخگویی کارمندان یک مرکز آموزشی یا دانشگاهی مزیت قابل‌توجهی می‌باشد.

پرسنل دانشگاهی برای ارسال فکس نیاز به دستگاه‌های فکس مجزا نخواهند داشت و فکس‌ها به‌ صورت متمرکز از طریق سیستم ویپ ارسال خواهد شد. دریافت فکس نیز به صورت ایجاد یک داخلی یا داخلی‌های خاص برای هر واحد میسر خواهد بود.

در زمانی که تعداد تماس‌های ورودی دانشگاه یا داخلی‌های خاصی مانند امور فارغ‌التحصیلان یا واحد آموزش بالا و بیشتر از تعداد اپراتور‌های پاسخ‌گو باشد، ایجاد صف انتظار مکالمه راهی مناسب برای از دست ندادن تماس‌ها و رسیدگی به امور تمامی دانشجویان و متقاضیان است.
سیستم ویپ قابلیت ارتباط با پورتال‌های دانشگاهی را نیز دارد تا در مواقع نیاز اطلاعاتی را فراخوانی نماید.
کلیه حقوق این وب‌سایت متعلق به سایت فراداده می‌باشد